Covid-19 et les mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel au sein des entreprises (2/3): Les réunions à distance du Comité social et économique
Afin de ne pas entraver le fonctionnement du Comité social et économique (CSE), l’ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020 et le décret n°2020-419 du 10 avril 2020 sont venus définir les modalités des réunions à distance du CSE convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire, à savoir du 24 mars au 11 juillet 2020 inclus.
Après information par l’employeur de ses membres, l’ensemble des réunions du CSE peuvent se faire par :
–visioconférence : l’ordonnance ne prévoit aucune limite de nombre de réunions en visioconférence par dérogation au maximum de trois réunions prévu par les articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du Code du travail français.
–conférence téléphonique : le président du CSE doit informer ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique selon les règles applicables à la convocation des réunions du CSE.
–messagerie instantanée : le recours à ce type de réunion n’est autorisé qu’en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit. Le président du CSE doit informer ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et préciser la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture selon les règles applicables à la convocation des réunions du CSE.
Les modalités de ces réunions à distance sont encadrées par les règles applicables aux visioconférences (articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail) :
-le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée des messages écrits/sons/images des délibérations (en fonction du type de réunion à distance adopté). La suspension de séance doit être possible.
-les réunions se déroulent selon les étapes suivantes :
1°avant d’engager les délibérations, il convient de vérifier que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions décrites au paragraphe précédent ;
2° le vote a lieu de manière simultanée : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du CSE. En cas de réunion pas messagerie électronique, au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président du CSE en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres ;
3° en cas de réunion par messagerie électronique, les débats sont clos par un message du président du CSE, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération.
-en cas de vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote, et le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.